Het opstellen van een oprichtingsakte: een onderneming oprichten in België vereist verschillende wettelijke stappen, te beginnen met het opstellen van de oprichtingsakte en de statuten. Voor heel wat ondernemers uit Wallonië of Brussel is het vestigen van hun statutaire zetel in Vlaanderen een strategische keuze geworden, met name om gemakkelijker toegang te krijgen tot NACEBEL-codes zonder hun basiskennis bedrijfsbeheer te moeten aantonen.
Dit artikel begeleidt u stap voor stap bij de oprichting van een BV in België, in Vlaanderen: oprichtingsakte, statuten, nodige documenten, domiciliëring van de onderneming, vestigingseenheid, verantwoordelijkheden van de zaakvoerder en boekhoudkundige verplichtingen.
Wat is de oprichtingsakte van een BV?
Juridische definitie van de oprichtingsakte
Dit is het officiële document, dat verplicht voor een notaris wordt verleden en waarmee de BV wettelijk wordt opgericht. Het bevat alle essentiële gegevens om de onderneming vorm te geven en wordt gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Wat de oprichtingsakte verplicht moet bevatten
- Naam van de vennootschap
- Rechtsvorm (BV)
- Adres van de statutaire zetel (in Vlaanderen in onze context)
- Voorwerp en NACEBEL-codes
- Identiteit van de oprichters
- Verdeling van de aandelen
- Inbreng in geld of in natura
- Benoeming van de zaakvoerder
- Beslissingsregels, bevoegdheden, beheersmodaliteiten
Oprichtingsakte vs. statuten
De statuten zijn opgenomen in de akte, maar die bevat daarnaast ook de inbreng, het financieel plan dat aan de notaris wordt bezorgd, en andere elementen die niet in de statuten staan.
De statuten regelen de interne werking van de vennootschap: bevoegdheden, beslissingen, overdracht van aandelen, enz.
Waarom uw BV oprichten in Vlaanderen?
Vlottere toegang tot NACEBEL-codes
In Vlaanderen hoeft u, in tegenstelling tot Brussel en Wallonië, uw basiskennis bedrijfsbeheer niet aan te tonen om bepaalde NACEBEL-codes te verkrijgen. Dat vergemakkelijkt het oprichten van een onderneming in sectoren zoals:
- de bouw
- het vervoer
- de schoonmaak
- de horeca
- technische diensten
- inrichting en renovatie
Snellere en flexibelere procedures
De Vlaamse overheid staat bekend om haar efficiëntie, korte doorlooptijden en administratieve vereenvoudiging.
Uw maatschappelijke zetel in Vlaanderen domiciliëren: wettelijk, eenvoudig, strategisch
Een ondernemer die in Wallonië of Brussel woont, kan perfect de statutaire zetel van zijn vennootschap in Vlaanderen vestigen, op voorwaarde dat hij een reëel en conform adres gebruikt via een erkend businesscenter, zoals OmniSpace, hét businesscenter in Wezembeek-Oppem.
Het is een wettelijke, veilige en zeer voordelige oplossing om de Brusselse en Waalse administratieve beperkingen te omzeilen, met name om de toegang tot het beroep te verkrijgen.
Volledige procedure om een BV op te richten in Vlaanderen
1. Voorbereiding van documenten en gegevens
Om een BV op te richten, moet u het volgende verzamelen:
- Identiteitskaart of verblijfstitel
- Gedetailleerd financieel plan over 3 jaar
- Ontwerp van statuten
- Keuze van het voorwerp
- Selectie van de NACEBEL-codes
- Overeenkomst voor domiciliëring van de maatschappelijke zetel in Vlaanderen
- Bewijs van gebruiksrecht van het adres
- Bankattest van de inbreng (bij inbreng in geld)
2. Ondertekening van de notariële akte
De notaris controleert het volledige dossier, valideert het financieel plan en verlijdt de oprichtingsakte, met of zonder de aanwezigheid van de oprichter (volmacht mogelijk).
3. Publicatie in het Belgisch Staatsblad
Na de ondertekening wordt de akte door de notaris gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. De vennootschap bestaat officieel vanaf deze publicatie.
4. Inschrijving in de KBO via een ondernemingsloket
Het ondernemingsloket kent het KBO-nummer toe, activeert de NACEBEL-codes en registreert de vestigingseenheid.
5. Activering van het btw-nummer
Voor btw-plichtige activiteiten moet u het volgende voorleggen:
- Bewijzen van een reële activiteit (offertes, website, gedetailleerde beschrijving)
- Domiciliëringsovereenkomst
- Identiteit van de zaakvoerder
De gemiddelde termijn bedraagt 24 tot 72 uur.
6. Opening van een zakelijke bankrekening
Verplicht voor de beroepsverrichtingen en het financiële beheer van de BV.
De domiciliëring van de BV in Vlaanderen
De statutaire zetel
Dit is het officiële adres van de vennootschap. Het staat vermeld in de statuten en bepaalt welk gewest juridisch van toepassing is: in ons geval Vlaanderen.
De vestigingseenheid
Dit is het adres waar de activiteit effectief wordt uitgeoefend. Ze kan gelegen zijn:
- in Vlaanderen
- in Wallonië
- of in Brussel
Ze moet geregistreerd zijn in de KBO.
De domiciliëringsovereenkomst conform de FOD Economie
Ze moet het volgende bevatten:
- Bewijs van gebruiksrecht
- Voorwaarden voor toegang tot de lokalen
- Beheer van de post
- Duur van de overeenkomst
- Mogelijkheid tot controle door de FOD
Beheer van de post
Het businesscenter moet zorgen voor:
- Het scannen
- De persoonlijke overhandiging
- De bewaring van aangetekende zendingen
- De traceerbaarheid bij een controle
De statuten van de BV: inhoud en verplichtingen
Verplichte vermeldingen
De statuten moeten het volgende bepalen:
- De bevoegdheid van de zaakvoerder
- De beslissingsregels
- De modaliteiten voor de overdracht van aandelen
- De winstverdeling
- De financiële verplichtingen
- De regels voor de interne werking
Flexibiliteit van de BV
- Geen minimumkapitaal
- Inbreng bepaald door het financieel plan
- Eenvoudige en aanpasbare interne organisatie
Wanneer moet u de statuten wijzigen?
- Verplaatsing van de maatschappelijke zetel (statutaire zetel)
- Wijziging van het voorwerp
- Kapitaalverhoging
- Vervanging van de zaakvoerder
- Omzetting van de rechtsvorm
Verantwoordelijkheden van de zaakvoerder van een BV
Burgerlijke en strafrechtelijke aansprakelijkheid
De zaakvoerder moet loyaal, voorzichtig en als een goed beheerder handelen. Bij een zware fout kan hij persoonlijk aansprakelijk worden gesteld.
Financiële aansprakelijkheid
Bij een faillissement kan de rechtbank het gedrag van de zaakvoerder onderzoeken en het gevoerde beheer nagaan.
Administratieve verplichtingen
- Neerlegging van de jaarrekening
- Bijwerking van de KBO-gegevens
- Naleving van de statuten
Fiscale verantwoordelijkheden
- Btw-aangiften
- Vennootschapsbelasting
- Naleving van de wettelijke termijnen
Boekhoudkundige verplichtingen van een BV
Regelmatige boekhouding
Een BV moet een volledige boekhouding voeren:
- Dagboek
- Facturen
- Creditnota's
- Sociale aangiften (als u personeel hebt)
Neerlegging van de jaarrekening
Elk jaar moet de jaarrekening worden neergelegd bij de Nationale Bank van België. Bij laattijdige neerlegging zijn er boetes voorzien.
Btw-aangiften
- Maandelijks of driemaandelijks
- Jaarlijkse klantenlisting
- Intracommunautaire opgaven
Opvolging van het financieel plan
Een degelijk financieel plan beschermt de zaakvoerder bij een faillissement en bewijst een verantwoord beheer.
Nodige documenten om een BV op te richten in Vlaanderen
Identiteit
- Identiteitskaart
- Verblijfstitel (indien buiten de EU)
Financiële documenten
- Financieel plan
- Ontwerp van statuten
- Inbreng
Documenten met betrekking tot het adres
- Domiciliëringsovereenkomst
- Bewijs van gebruiksrecht
- Handelshuurovereenkomst (indien nodig)
En voor de btw
- Bewijzen van een reële activiteit
- Beschrijving van de activiteit
- Eerste facturatie of offerte
Veelgemaakte fouten bij de oprichting van een BV
- Slecht geformuleerd voorwerp
- Verkeerde NACEBEL-codes
- Te zwak financieel plan
- Verkeerde keuze van het juridische adres
- Vestigingseenheid vergeten
- Statuten gekopieerd van het internet
- Btw geweigerd bij gebrek aan bewijzen
Een vennootschap oprichten in Vlaanderen is een strategische keuze om te genieten van een soepeler administratief kader, gemakkelijker toegang te krijgen tot NACEBEL-codes en uw activiteit te ontwikkelen zonder regionale beperkingen. Een grondige voorbereiding van de oprichtingsakte, de statuten, de documenten en de domiciliëring van uw onderneming garandeert een solide, conforme onderneming die klaar is om te groeien.
Ontdek meer artikels over het oprichten van een onderneming in Vlaanderen.